Bescherming van je persoonsgegevens

Het Vlaams agentschap voor de Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid (hierna: VUTG of aangeduid met het persoonlijk voornaamwoord “we”) met ondernemingsnummer 0692.793.497 is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. De afdeling FONS van het VUTG behandelt je persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (artikel 4, 1) We verwerken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken die ons zijn toebedeeld. We vertellen je graag wat meer over ons privacybeleid. Als je verder nog vragen hebt over de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken, of bij deze privacyverklaring, kan je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van het VUTG door te mailen naar dpo@vutg.be.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die het mogelijk maken om je te identificeren of die een band met je leggen als natuurlijke persoon.

Deze gegevens worden door FONS verwerkt:

  • identificatiegegevens;
  • financiële bijzonderheden;
  • persoonlijke kenmerken;
  • de samenstelling van het gezin;
  • gegevens over kinderopvang;
  • gegevens over pleegzorg en adoptie;
  • opleiding en vorming;
  • beroepsmatige of gelijkgestelde situaties, alsook gegevens met betrekking tot de sociale zekerheid;
  • gegevens over de lichamelijke en de psychische gezondheid;
  • gegevens over gerechtelijke maatregelen;
  • gegevens over de plaatsing, overeenkomstig artikel 68 van dit decreet;
  • gegevens verkregen doordat je onze website bezoekt.

Waarvoor verwerken we je persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken je persoonsgegevens als je gebruik maakt van onze dienstverlening of contact met ons opneemt. Voorts is het mogelijk dat we je persoonsgegevens verwerken ingevolge een decreet of besluit van de Vlaamse regering zonder dat je daarvoor zelf actie onderneemt.

We verwerken persoonsgegevens voornamelijk om het Groeipakket van je kind correct en tijdig te kunnen uitbetalen (op basis van het Groeipakketdecreet van 27 april 2018 tot regeling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid). Hiervoor gebruikt FONS waar mogelijk de gegevens uit de bestaande elektronische databanken. Zo kunnen we snel betalen waar recht op is.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen en op wie de gegevens betrekking hebben (bv. rechtgevend kind, begunstigde, uitbetaling startbedrag, uitbetaling sociale toeslag, ...).

We vragen jou enkel persoonsgegevens als die niet in de bestaande elektronische databanken beschikbaar zijn. We verwachten dat je ons de gevraagde gegevens bezorgt. Als je ons die niet bezorgt, is het mogelijk dat we niet het juiste bedrag kunnen betalen. Breng ons daarom snel op de hoogte van elke wijziging in je situatie. Als we niet over de correcte gegevens beschikken is het mogelijk dat we het bedrag waar je recht op hebt niet correct kunnen uitbetalen. Breng ons dus snel op de hoogte van elke wijziging in je situatie.

Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens per dienst die wordt verleend

Startbedrag (geboorte of adoptie)

Waarom? Welke persoonsgegevens? Hoe hebben we die verkregen? Hoe lang?
Om te bepalen of een kind recht heeft op het startbedrag (geboorte of adoptie) en in bevestigende geval voor de correcte uitbetaling ervan
  • identificatiegegevens
  • contactgegevens
  • gezinssamenstelling
  • financiële gegevens
  • rijksregisternummer
  • identificatienummer van de sociale zekerheid
Rechtstreeks van de betrokkene of via een authentieke bron (bv. het Rijksregister, FOD Financiën ...) 5 jaar na afsluiten dossier

We verwerken deze persoonsgegevens omdat ze nodig zijn om onze decretaal opgelegde taken uit te voeren.

Gezinsbijslagen

 

Basisbedrag

Om het recht op gezinsbijslag te bepalen is het nodig dat we bepaalde persoonsgegevens verwerken. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn afhankelijk van het type financiële ondersteuning.

Waarom? Welke persoonsgegevens? Hoe hebben we die verkregen? Hoe lang?
Om te bepalen of iemand recht heeft op het basisbedrag (en in bevestigend geval voor de correcte berekening en uitbetaling ervan).
  • Identificatiegegevens
  • Contactgegevens
  • beroepsgegevens
  • Gerechtelijke gegevens
  • Identificatiegegevens van de ouder van een niet-ontvoogd minderjarig kind aan wie de uitoefening van het ouderlijk gezag uitsluitend opgedragen werd
  • Rijksregisternummer
  • Identificatienummer van de sociale zekerheid
Rechtstreeks van de betrokkene of via een authentieke bron (bv. het Rijksregister, FOD Financiën ...). 5 jaar na afsluiten dossier

We verwerken deze persoonsgegevens omdat ze nodig zijn om onze decretaal opgelegde taken uit te voeren.

Universele participatietoeslag (schoolbonus)

Waarom? Welke persoonsgegevens? Hoe hebben we die verkregen? Hoe lang?
Om te bepalen of een kind recht heeft op de schoolbonus (en in bevestigend geval voor de correcte berekening en uitbetaling ervan).
  • Identificatiegegevens
  • Beroepsgegevens
  • Gerechtelijke gegevens
  • Identificatiegegevens van de ouder van een niet-ontvoogd minderjarig kind aan wie de uitoefening van het ouderlijk gezag uitsluitend opgedragen werd
  • Rijksregisternummer
  • Identificatienummer van de sociale zekerheid
Rechtstreeks van de betrokkene of via een authentieke bron (bv. het Rijksregister, FOD Financiën ...). 5 jaar na afsluiten dossier

We verwerken deze persoonsgegevens omdat ze nodig zijn om onze decretaal opgelegde taken uit te voeren.

Zorgtoeslagen (wezentoeslag, toeslagen voor kinderen met een specifieke ondersteuningsbehoefte en pleegzorgtoeslag)

Waarom? Welke persoonsgegevens? Hoe hebben we die verkregen? Hoe lang?
Om te bepalen of een kind recht heeft op een bepaalde (of verschillende) zorgtoeslag(en) (en in bevestigend geval voor de correcte berekening en uitbetaling ervan).
  • Identificatiegegevens
  • Contactgegevens
  • Beroepsgegevens
  • Gezinssamenstelling
  • Gerechtelijke gegevens
  • Identificatiegegevens van de ouder van een niet-ontvoogd minderjarig kind aan wie de uitoefening van het ouderlijk gezag uitsluitend opgedragen werd
  • Rijksregisternummer
  • Identificatienummer van de sociale zekerheid
  • Medische gegevens (enkel voor toeslag voor kinderen met een specifieke ondersteuningsbehoefte)
Rechtstreeks van de betrokkene of via een authentieke bron (bv. het Rijksregister, FOD Financiën ...). 5 jaar na afsluiten dossier

Sociale toeslag

Waarom? Welke persoonsgegevens? Hoe hebben we die verkregen? Hoe lang?
Om te bepalen of iemand recht heeft op een sociale toeslag (en in bevestigend geval voor de correcte berekening en uitbetaling ervan).
  • dentificatiegegevens
  • Contactgegevens
  • Beroepsgegevens
  • Financiële gegevens
  • Gerechtelijke gegevens
  • Identificatiegegevens van de ouder van een niet-ontvoogd minderjarig kind aan wie de uitoefening van het ouderlijk gezag uitsluitend opgedragen werd
  • Rijksregisternummer
  • Identificatienummer van de sociale zekerheid
Rechtstreeks van de betrokkene of via een authentieke bron (bv. het Rijksregister, FOD Financiën ...). 5 jaar na afsluiten dossier


Kinderopvangtoeslag, kleutertoeslag en selectieve participatietoeslag (schooltoeslag)

Waarom? Welke persoonsgegevens? Hoe hebben we die verkregen? Hoe lang?
Om te bepalen of iemand recht heeft op een kinderopvangtoeslag, een kleutertoeslag en/of een schooltoeslag (en in bevestigend geval voor de correcte berekening en uitbetaling ervan).
  • Identificatiegegevens
  • Contactgegevens
  • Beroepsgegevens
  • Financiële gegevens
  • Opleiding en vorming
  • Gerechtelijke gegevens
  • Identificatiegegevens van de ouder van een niet-ontvoogd minderjarig kind aan wie de uitoefening van het ouderlijk gezag uitsluitend opgedragen werd
  • Rijksregisternummer
  • Identificatienummer van de sociale zekerheid
Rechtstreeks van de betrokkene of via een authentieke bron (bv. het Rijksregister, FOD Financiën ...). 5 jaar na afsluiten dossier

Overige toeslagen

Corona en/of COVID-19 toeslag

Om te bepalen of iemand recht heeft op een corona of COVID-19 toeslag (en in bevestigend geval voor de correcte berekening en uitbetaling ervan) verwerken we mogelijks volgende persoonsgegevens:

  • Identificatiegegevens
  • Contactgegevens
  • Beroepsgegevens
  • Financiële gegevens
  • Gerechtelijke gegevens
  • Identificatiegegevens van de ouder van een niet-ontvoogd minderjarig kind aan wie de uitoefening van het ouderlijk gezag uitsluitend opgedragen werd
  • Rijksregisternummer
  • Identificatienummer van de sociale zekerheid

Deze persoonsgegevens worden in voorkomend geval 5 jaar na afsluiting van het dossier verwijderd.

Hoe verkrijgen en verwerken we je persoonsgegevens?

We gebruiken verschillende manieren om je persoonsgegevens te verkrijgen.

Zo verwerken we persoonsgegevens die je ons rechtstreeks bezorgt, mondeling of schriftelijk, per mail, in een formulier of d.m.v. documenten die je bij een formulier moet voegen.

Voorts kunnen we ingevolge onze decretale opdracht in het kader van het algemeen belang gebruik maken van authentieke gegevensbronnen voor het raadplegen van persoonsgegevens (bv. rijksregister).

Tot slot kunnen we je persoonsgegevens ontvangen van andere diensten die hier al over beschikken. Dit gebeurt steeds in overeenstemming de geldende regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Hoelang bewaren we je persoonsgegevens?

We bewaren je persoonsgegevens enkel gedurende de periode die nodig is om je van de gepaste dienstverlening te kunnen voorzien. Daarna is het mogelijk dat we jouw persoonsgegevens nog een zekere tijd bewaren ter verantwoording voor de verleende diensten. Deze termijn is decretaal bepaald en bedraagt tot vijf jaar na afsluiting van het dossier.

Worden je persoonsgegevens doorgegeven?

Je persoonsgegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt.

We geven je persoonsgegevens enkel door indien dit wettelijk of decretaal bepaald is en volgens de voorwaarden die daarin bepaald zijn. Het is ook mogelijk dat andere overheidsdiensten of erkende privaatrechtelijke uitbetalers het recht hebben om persoonsgegevens bij ons op te vragen. Hiervoor worden de nodige machtigingen of protocollen opgesteld.

Voorts is het mogelijk dat we voor bepaalde diensten beroep doen op andere organisaties die je gegevens verwerken (bv. IT-leveranciers). We oefenen hier steeds controle op uit en sluiten de nodige overeenkomsten om te verzekeren dat je persoonsgegevens veilig en rechtmatig verwerkt worden. Je kan steeds een overzicht opvragen van de externe verwerkers met wie we samenwerken.

Worden je persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Je gegevens worden enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER gebeurt alleen ingevolge een wettelijke verplichting (bv. voor de uitbetaling van gezinsbijslag in een derde land), ingevolge een verzoek van de betrokkene zelf en steeds in overeenstemming met de nodige garanties die de Europese Verordening Gegevensbescherming EU 2016/679 voorop stelt.

Wanneer je recht hebt op gezinsbijslag in Algerije, Bosnië-Herzegovina, Israël, Kosovo, Marokko, Montenegro, Noord-Macedonië, San Marino, Servië, Tunesië, Turkije[1] of Zwitserland[2] kunnen we je persoonsgegevens doorgeven aan de instellingen die gezinsbijslag betalen en aan de verbindingsorganen in dat land.

[1] De overdracht aan bovenstaande landen zal steeds conform artikel 48 AVG en de bestaande bilaterale akkoorden gebeuren. 

[2] De overdracht aan Zwitserland zal steeds conform richtlijn 95/46/EG gebeuren.

Wat zijn je rechten?

Tijdens de volledige periode waarin we je persoonsgegevens bijhouden, heb je het recht om:

  • te vragen om je persoonsgegevens in te kijken;
  • te vragen om je persoonsgegevens aan te vullen of te verbeteren;
  • een kopie van je persoonsgegevens te vragen;
  • de verwerking van je persoonsgegevens te beperken;
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens;
  • te vragen om je persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen;
  • te vragen om je persoonsgegevens te verwijderen.

Sommige van deze rechten zijn gekoppeld aan voorwaarden en modaliteiten en hebben mogelijks tot gevolg dat een dienst of voordeel waarop je aanspraak maakt niet meer kunnen toekennen.

We behandelen je aanvraag steeds binnen 30 kalenderdagen. Deze termijn kan verlengd worden tot 60 kalenderdagen wanneer het een complexe aanvraag betreft. In dat geval brengen we je hiervan op de hoogte alsook de voorwaarden of gevolgen die de uitoefening van een van bovenstaande rechten kunnen hebben.

Je hebt steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Heb je vragen of wil je jouw rechten uitoefenen?

Neem dan contact op met:

  • de functionaris voor gegevensbescherming
    • via mail: dpo@vutg.be
    • per brief: FONS, dienst Informatieveiligheid, Trierstraat 9, 1000 Brussel

Stuur een kopie van je identiteitskaart mee.

Je kan ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit als je het niet eens bent met de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken.

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen worden via de website gemeld.